เรื่องที่ 3 การเตรียมตัวและการสร้างบุคลิกภาพสำหรับวิทยากร

เรื่องที่ 3 การเตรียมตัวและการสร้างบุคลิกภาพสำหรับวิทยากร

           1. การเตรียมตัว คุณสมบัติของวิทยากรที่ดี จนได้ขึ้นชื่อว่าเป็น "มืออาชีพ" ควรมีหัวบทพูดประกอบด้วยกัน  4  ส่วนคือ  คำปฏิสันถาร  คำนำ  เนื้อหา  และสรุป และมีหัวใจของ "PROFESSIONAL"  คือต้องมีการเตรีมการที่ดี  และ ซึ่งมีดังนี้

            P          =          Presentation Skill (ทักษะในการนำเสนองาน )
            R          =          Reliability (ความน่าไว้วางใจ)
            O         =          Oral Communication (การสื่อสารด้วยวาจา)
            F          =          Friendliness (ความเป็นมิตร)
            E          =          Energetic (ความกระตือรือร้น)
            S          =          Self Confidence (ความมั่นในใจตนเอง)
            S          =          Strategic Leadership (ผู้นำเชิงกลยุทธ์)
            I           =          Initiative (ความคิดริเริ่ม)
            O         =          Observation (การสังเกต)
            N         =          Net Working (การสร้างเครือข่าย)
            A          =          Achievement (การมุ่งเน้นความสำเร็จ)
            L          =          Listening Skill (ทักษะในการรับฟัง)

            อาชีพวิทยากรคงหนีไม่พ้นการพูดบนเวทีต่อหน้ากลุ่มคนจำนวนหนึ่ง     ดังนั้นทักษะในการนำเสนองานจึงเป็นทักษะที่สำคัญ ถือเป็นหัวใจของอาชีพวิทยากรก็ว่าได้ การชี้แจงและให้ข้อมูลต่าง ๆ แก่ผู้ฟังอย่างชัดเจน เห็นภาพ     รวมทั้งสามารถปรับเปลี่ยนปฏิกิริยา   และการตอบสนองของผู้ฟังได้ทุกกลุ่ม ทุกระดับ ตลอดจนสร้างบรรยากาศเพื่อกระตุ้นให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการแลกเปลี่ยนประสบการณ์และความคิดเห็นต่าง ๆ
การเตรียมความพร้อม ถือเป็นพฤติกรรมอย่างหนึ่งของวิทยากร มีขั้นตอนการปฏิบัติ ดังนี้

1. จัดเตรียมเอกสารและสื่อต่าง ๆ ให้พร้อมทุกครั้งก่อนนำเสนองาน

        2. วิเคราะห์คุณลักษณะของผู้ที่เข้ารับการอบรม เช่น ตำแหน่งงาน อายุงาน อาชีพ ระดับการศึกษา เป็นต้น

        3. อธิบายและยกตัวอย่างประสบการณ์ที่บรรลุผลสำเร็จ (Best Practice) ให้ผู้ฟังเข้าใจและเห็นภาพชัดเจน

4. ตอบข้อซักถามจากผู้ฟังได้ตรงประเด็น ชัดเจน และถูกต้อง

            5. ตั้งคำถามเพื่อตรวจสอบความเข้าใจของผู้เข้าอบรม

6. กระตุ้นจูงใจให้ผู้เข้าอบรมมีส่วนร่วมในระหว่างการนำเสนองาน
7. ปรับเปลี่ยนวิธีการ แนวทาง และการแสดงออก ให้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟัง
ในระดับต่าง ๆ

       2.การสร้างบุคลิกภาพสำหรับวิทยากร

               ผู้ที่จะเป็นวิทยากรมืออาชีพจะต้องมีพฤติกรรม บุคลิก และการแสดงออก ด้วยกิริยาท่าทางและน้ำเสียงจริงใจ สร้างความไว้เนื้อเชื่อใจต่อบุคคลที่ติดต่อ และประสานงานด้วย   มีความพร้อมทั้งเนื้อหา และ สาระพร้อมให้ข้อมูล สร้างความน่าเชื่อถือให้ปรากฏแก่ผู้ฟัง  พร้อม กับ ศึกษา และความเข้าใจในพฤติกรรมของแต่ละคน    มีการแสดงออกถึงความจริงใจ     และความเต็มใจที่จะช่วยเหลือ ส่งเสริมและสนับสนุนความสำเร็จของผู้อื่น รวมถึงรักษาคำมั่นสัญญาที่ให้ไว้กับบุคคลต่าง ๆ    ถ้าผู้พูดมีบุคลิกลักษณะที่ดี สง่าผ่าเผย  แสดงถึงความพร้อม และเชื่อมั่นในตนเองก็  จะส่วนดึงดูดความสนใจจากผู้ฟังได้  ลักษณะท่าทางที่ปรากฏแก่สายตาแก่ผู้ฟังทำให้เกิดความน่าเชื่อถือ น่าศรัทธา พฤติกรรมของวิทยากร ที่ดี ที่แสดงออกให้เป็นที่ยอมรับของผู้เข้ารับการอบรม หรือผู้ฟัง และน่าเชื่อถือให้ความเคารพ คือ
             1. มาถึงสถานที่บรรยายก่อนเวลา ในระยะเวลาที่เหมาะสม
             2. ให้ข้อมูลและตอบคำถามของผู้ฟังตามความรู้และประสบการณ์ของตนอย่างเต็มที่
             3. ให้ความช่วยเหลือ ให้คำปรึกษาแนะนำกับผู้ร้องขอถึงแม้จะไม่ใช่ผู้เข้ารับการอบรม
             4. ยินดีให้คำปรึกษา ให้ความรู้ และข้อมูลข่าวสารแก่บุคคลต่าง ๆ ในทุกเวลา
             5. แสดงกิริยาและน้ำเสียงที่เข้าใจและเห็นอกเห็นใจผู้อื่นอย่างจริงใจ
            6. ไม่เปิดเผยข้อมูลต่าง ๆ ของผู้ที่มาขอคำปรึกษาให้ผู้อื่นทราบ

            7. เต็มใจที่จะเปิดโอกาสให้บุคคลต่าง ๆ แสดงความสามารถและความคิดเห็นได้อย่างเต็มที่
                                            

                                          ตารางการปฏิบัติของวิทยากร

ประเด็น/คำแนะนำหลัก	เรื่องเล่า/ตัวอย่างประสบการณ์	แหล่ง ข้อมูล
การเตรียมการ และวางแผนงานออกตรวจสอบสถานประกอบการ	การออกตรวจสถานประกอบการในแต่ละครั้ง พบว่าก่อนที่จะออกตรวจ ต้องมีการวางแผนขั้นตอน ต่างๆได้แก่  1. การปฏิบัติงาน มีการเตรียมเอกสาร คู่มือประกอบ พร้อมทั้งกำหนดประเด็นในการที่จะออกตรวจสอบสถานประกอบการนั้นๆ ในขั้นตอนการปฏิบัติงานก็ต้องมีการแบ่งงาน แบ่งหน้าที่ ประสานงานในทีมให้เกิดความร่วมมือ และเตรียมตัวเองให้พร้อม
	2. การแต่งกาย ให้เหมาะสม ตามกาลเทศะ สถานที่ เพื่อส่งเสริมให้มีบุคลิกภาพที่ดี  3. การวางตัว  ควรวางตัวให้เหมาะสม รู้จักวิธีการประสานงานที่ดี มีความสุภาพ เพื่อให้สามารถเข้าถึง นายจ้างได้ง่าย

  

  

ประเด็น/คำแนะนำหลัก	เรื่องเล่า/ตัวอย่างประสบการณ์	แหล่ง ข้อมูล
1. หลักการทำงานสอบข้อเท็จจริง ต้องมีการเตรียมความพร้อมสำหรับตนเองและต้องหมั่นศึกษาหาความรู้	1. พบว่าการทำงานสอบข้อเท็จจริงต้องมีความพร้อมและการเตรียมตัวในหลายๆ ด้านโดยเฉพาะตัวเองต้องมีการกำหนดประเด็นข้อเท็จจริงที่ต้องการสอบ และอาศัยการเรียนรู้ด้วยตนเองอย่างสม่ำเสมอ โดยจาก  ประสบการณ์ที่ผ่านมาจะอาศัยศึกษาจากแฟ้มงานเก่าๆ ของรุ่นพี่ๆ ที่เคยทำงานด้านนี้ ปรึกษาผู้รู้ ผู้บังคับบัญชาซึ่งในบางครั้งต้องอาศัยหลักกฎหมาย ถูกต้อง และแม่นยำ
ประเด็น/คำแนะนำหลัก	เรื่องเล่า/ตัวอย่างประสบการณ์	แหล่ง ข้อมูล
2.  หลักการเป็นวิทยากรที่ดี ต้องมีต้นแบบที่ดี และหมั่นฝึกฝนตนเองอย่างสม่ำเสมอ กล้าที่จะผ่านเวทีเพื่อเก็บเกี่ยวประสบการณ์	2. สำหรับการเป็นวิทยากรที่ดี มีหลักคือ ต้องพัฒนาตนเองโดยการฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ และหมั่นศึกษาหาความรู้ อ่านหนังสือ เพิ่มเติมความรู้ให้ตนเอง มีความรู้รอบตัว และอาศัยเทคนิคในการสื่อสารที่ดี พูดจาชัดเจน ฟังเข้าใจง่าย กล้าที่จะผ่านเวทีต่างๆ เพื่อเก็บเกี่ยวประสบการณ์ในการเป็นวิทยากร รวมทั้งต้องเสริมในเรื่องที่ผู้ฟังให้ความสนใจก็คือ เรื่องของสุขภาพ นอกจากนั้นการเป็นวิทยากรที่ดีจะต้องแต่งกายให้เหมาะสม สุภาพ เพื่อส่งเสริมให้มีบุคลิกภาพที่ดี ในระหว่างการเป็นวิทยากรรู้จักใช้เทคโนโลยีประกอบให้คล่อง ลักษณะท่าทางต้องดูให้เหมาะสมไม่ลุ่มล่ามใช้มือมากเกินไป สร้างบรรยากาศให้เป็นกันเองกับผู้ฟัง ที่สำคัญต้องตรงต่อเวลา

        สรุป  วิทยากรต้องมีการเตรียมความพร้อมในการบรรยายต้องมีพฤติกรรมที่ดี ที่แสดงออกให้เป็นที่ยอมรับของผู้เข้ารับการอบรม หรือผู้ฟัง และน่าเชื่อถือให้ความเคารพ มีบุคลิกลักษณะที่ดี สง่าผ่าเผย  แสดงถึงความพร้อม และเชื่อมั่นในตนเอง ที่จะะส่วนดึงดูดความสนใจจากผู้ฟัง ทั้ง ลักษณะท่าทางที่ปรากฏแก่สายตาแก่ผู้ฟังทำให้เกิดความน่าเชื่อถือ น่าศรัทธา พฤติกรรมของวิทยากร ที่ดี ที่แสดงออกให้เป็นที่ยอมรับของผู้เข้ารับการอบรม หรือผู้ฟัง

 เรื่องที่  4 เทคนิควิธีการพูดที่ดี  และสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

         1.เทคนิควิธีการพูดที่ดี  อาชีพวิทยากร เป็นอาชีพที่มีลักษณะของการขายอย่างหนึ่ง เป็นการขาย "คำพูด" ให้คนเลื่อมใสศรัทธา เพราะคำพูดนั้นจะแสดงออกถึงความรู้ ความถนัด และประสบการณ์ที่ได้รับมา ทั้งนี้ คำพูดที่สื่อออกมาจะส่งผลทั้งคุณและโทษต่อตัวผู้พูดเองดังที่คำโบราณพูดติดปากกันว่า ปลาหมอ ตายเพราะปาก การสื่อสารด้วยการใช้คำพูดเพื่ออธิบายชี้แจงโน้มน้าวชักจูง และแสดงความคิดเห็นต่าง ๆ   ให้ผู้ฟังเข้าใจอย่างชัดเจน    รวมทั้งการปรับเปลี่ยนวิธีการ  และลักษณะของคำพูดที่ใช้ให้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟังที่แตกต่างกันได้  เพราะ กลุ่มผู้ฟังนั้น ทั้ง เพศ วัย คุณวุฒิ  ความรู้  ไม่เท่ากัน  วิทยากรที่ดี ก็ควรคิดหาเทคนิค

            การพูดเป็นพฤติกรรมสื่อสารของมนุษย์ ซึ่งเกิดจากการเรียนรู้ไม่ใช่สัญชาตญาณตามธรรมชาติ และความจำเป็น ทำให้มนุษย์ต้องพูด และพูดได้แต่มนุษย์ก็ไม่สามารถพูดได้เองตามธรรมชาติ ต้องอาศัยการเรียนรู้จากบุคคลแวดล้อม และเรียนรู้ตามลำดับแห่งความเจริญเติบโต เริ่มต้นด้วยคำพูดที่มีฐานที่เกิดของ เสียงจากริมฝีปากก่อน แล้วจึงเรียนรู้วิจิตพิสดารมากขึ้น การเรียนรู้เพื่อให้พูดได้เป็นเพียงพื้นฐานเบื้องต้นของการพูดเท่านั้น     เพราะหากทำได้เพียงเท่านั้น ก็จะต้องประสบกับปัญหาในการอยู่ร่วมกับผู้อื่นในสังคมอย่างแน่นอน    ดังนั้นหากต้องการพูดให้ได้ผลดีจริงๆ ต้องฝึกฝนการพูดโดยอาศัยหลักวิชาการพูดซึ่งมีหลักเกณฑ์ต่างๆ ที่สามารถเรียนรู้และฝึกฝนได้
            การพูดที่ดีและมีประสิทธิภาพนั้นมิ ใช่ว่าผู้พูดอยากจะพูดอะไรก็ได้เพราะนั้น อาจส่งผลกระทบในทางลบกับตัวผู้พูดเอง การจะเป็นผู้พูดที่ดีต้องมีการศึกษาและฝึกฝนวิธีการพูดที่ถูกต้อง ซึ่งวิธีการพูดที่ถูกต้องนั้นก็มีหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้เพื่อให้ผู้พูดสามารถจะนำไปศึกษาและฝึกฝนได้ ดังนั้นจึงถือว่าการพูดเป็นทั้งศาสตร์ (science) อันหมายถึง เป็นวิชาความรู้ และความเชื่อที่กำหนดไว้อย่างมีระบบระเบียบ และสามารถพิสูจน์หรือสามารถหาข้อเท็จจริงได้และ ศิลป์ (art)   เพราะต้องอาศัยการฝึกฝน โดยใช้เทคนิควิธีการที่จำเป็น ต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีหรือพลิกแพลงในด้านต่างๆ  ให้เหมาะแก่ผู้พูดแต่ละคน เพื่อให้การพูดของเขาในแต่ละครั้งนั้นเป็นการพูดที่ดีมีรสชาติ มีชีวิตชีวาและทำให้ผู้ฟังเกิดความเข้าใจ สนุกสนานเพลิดเพลิน คล้อยตาม หรือประทับใจขึ้นได้ เป็นต้น

            มีหลายคนที่เชื่อว่าการพุดเป็นพรสวรรค์ หรือเป็นธรรมชาติที่ติดตัวมาแต่กำเนิด จึงไม่อาจศึกษาและฝึกฝนได้ แต่ในความเป็นจริงแล้ว ถ้าจะกล่าวโดยทั่วไป การเรียนในทุกสาขาวิชาก็ต้องอาศัยพรสวรรค์อยู่บ้าง ในแง่ที่ว่าบางคนอาจเรียนได้ดีกว่า เร็วกว่า หรือ รู้จักประโยชน์ได้มากกว่าบางคน ไม่ว่าจะเป็นวิชาคณิตศาสตร์ เศรษฐศาสตร์ หรือรัฐศาสตร์แม้กระทั้งวิชาคัดลายมือ ในวิชาการพูดก็เช่นกันบางคนอาจจะเรียนได้ดีกว่า เร็วกว่า หรือ รู้จักประโยชน์ใช้ได้มากกว่าบางคน แต่ทุกคนสามารถเรียนได้ ผู้ที่เรียนย่อมมีหลีกที่ดีกว่าเดิมและดีว่าผู้ที่ไม่ได้เรียนการเรียนวิชาการพูดที่ถูกต้องต้องเรียนทั้งในฐานะที่เป็นศาสตร์และศิลป์ ดังที่ได้กล่าวไว้แล้ว
     หลักบันได 7 ขั้นของการพูด ของ ดร.นิพนธ์ ศศิธร    ได้กล่าวถึงบันได 7 ขั้นที่ จะนำไปสู่ความสำเร็จแห่งการเป็นนักพูดที่ประสบความสำเร็จ ดังนี้
            1. การรวบรวมเนื้อหาที่จะพูด
            2. การจัดระเบียบเรื่อง
            3. การหาข้อความอื่นๆ มาประกอบหรือขยายความออกไป
            4. การเตรียมอารัมภบทหรือบทนำ
            5  การเตรียมบทสรุป
            6  การซักซ้อมการพูด
            7. การแสดงการพูด

            ซึ่งบันไดทั้ง 7 ขั้นของการพูดข้างต้น มีเนื้อหาที่น่าสนใจ ผู้เรียบเรียงจึงขอสรุปและเรียบเรียงมาไว้ ให้เห็นพอสังเขปดังนี้

     บันไดขั้นที่ 1  การรวบรวมเนื้อหาสาระที่จะพูด

            ความสำเร็จในการพูดอยู่ที่การผสมกลมกลืนอย่างแนบสนิทระหว่างความรู้สึกและเหตุผล ดังนั้น การเตรียมตัวที่ดี จึงควรเริ่มต้นจากข้อกำหนดและความคิดเห็นของผู้พูดเสียก่อนแล้วเอาสิ่งเหล่านี้มาทำเป็นโครงร่างไว้ จากนั้นจึงค้นคว้าหาข้อเท็จจริงอื่นๆ มาประกอบให้สมบูรณ์ต่อไป บันไดขั้นที่ 1 ประกอบด้วยขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้

           1. เริ่มต้นด้วยความคิดก่อนว่าในเรื่องที่จะพูดก่อนนั้นมีเนื้อหาอะไรบ้างที่รู้ดีอยู่แล้ว และยังมีอะไรอีกบ้างที่ยังไม่รู้และจะต้องค้นคว้าต่อไป
            2. รวบรวมเนื้อหาจากการสังเกตการณ์ และการสังเกตการณ์ที่ดีจะต้องกระทำด้วยตนเองโดยตรงอย่างครบถ้วน ถูกต้องแม่นยำ และปราศจากความลำเอียง ต้องสามารถแยกจุดเด่นจากการสังเกตการณ์ที่ได้มาให้ได้  
            3. รวบรวมเนื้อหาจากการติดต่อกับบุคคลอื่น โดยการสนทนา การสัมภาษณ์ หรือการติดต่อทางจดหมาย แต่ละอย่างก็มีหลักเกณฑ์โดยเฉพาะออกไปอีก ซึ่งจะไม่กล่าวไว้   ณ   ที่นี้
            4. รวบรวมเนื้อหาจากการอ่าน ต้องอ่านให้เป็นไม่ใช้ตะลุยอ่านไปโดยไม่มีหลักเกณฑ์จะเสียเวลาโดยไม่มีประโยชน์

     บันไดขั้นที่ 2  การจัดระเบียบเรื่อง   ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ดังนี้

          1. การเขียนโครงเรื่อง เพื่อเป็นหลักในการดำเนินการขยายความเพิ่มเติมต่อไป อย่างมีระเบียบ และมีความต่อเนื่องกัน โดยการรวบรวมและแบ่งแยกแนวความคิดใหญ่ ๆ ออกเป็นหมวดหมู่เป็นข้อย่อย ๆ ลดหลั่นกันไป
          2. การจัดระเบียบเนื้อเรื่องที่จะพูด เป็นการเลือกใจความสำคัญของเรื่อง จดบันทึกแล้วแยกแยะ ให้เข้าหมวดหมู่ ตามความเหมาะสมต่อไป มี 6 แบบให้เลือกกระทำดังนี้
                   2.1. เรียงตามลำดับเวลา
                   2.2. เรียงตามลำดับสถานที่
                   2.3. เรียงตามลำดับเรื่อง
                   2.4. แบบเสนอปัญหาและวิธีแก้
                   2.5. แบบแสดงเหตุและผล
                   2.6. แบบเสนอเป็นข้อเท็จจริง

แบบต่างๆ ทั้ง 6 แบบที่กล่าวนี้ อาจเลือกใช้แบบใดแบบหนึ่งหรือหลายแบบผสมกันไปก็ได้

     บันไดขั้นที่ 3 การหาข้อความอื่น ๆ มาประกอบหรือขยายความออกไป มีหลักในการปฏิบัติดังนี้
            1. หารูปแบบของการขยายความ โดยอาจใช้วิธีการดังนี้

                          1.1. โดยการยกอุทาหรณ์หรือตัวอย่าง

                 1.2. โดยการใช้สติ
                 1.3. โดยการเปรียบเทียบหรืออุปมา
                 1.4. โดยการอ้างอิงคำพูดหรือคำกล่าวของบุคคลอื่นที่มีน้ำหนักในเรื่องนั้นๆ
                 1.5.  โดยการกล่าวซ้ำหรือย้ำโดยเปลี่ยนวิธีการพูดใหม่
                 1.6.  โดยการอธิบายเพิ่มเติมให้กระจ่างแจ้ง
                 1.7. โดยการใช้เหตุผลตามหลักตรรกวิทยา
         2. การใช้ทัศนูปกรณ์กระกอบ ต้องใช้เหมาะสม ไม่ใช้พร่ำเพรื่อ หรือเบี่ยงเบนความสนใจ ของผู้ฟังออกไป จากเรื่องที่พูดนั้น
         3. ข้อความที่จะนำมาขยายหรือประกอบนั้น จะต้องเสริมสร้างความสนใจของผู้ฟังให้ตั้งใจฟังมากยิ่งขึ้น ดังนั้นเรื่องหรือ ข้อความที่ยกมาจะต้องมีลักษณะดังนี้
                 3.1. เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์หรือความเป็นอยู่ของผู้ฟังมากที่สุด
                 3.2. ทำให้ผู้ฟังเห็นภาพหรือเข้าใจชัดเจนจริง ๆ
                 3.3.  เป็นเรื่องที่สำคัญหรือโดดเด่น
                 3.4.  ไม่ทำให้ผู้ฟังเปลี่ยนความสนใจ หรือเปลี่ยนอารมณ์ของผู้ฟังไปในทางที่ไม่ต้องการ
                 3.5.  ถ้าเป็นเรื่องขำขัน ต้องสุภาพ ไม่ก้าวร้าวผู้ฟัง และเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องไม่ใช่
ออกนอกเรื่อง

     บันไดขั้นที่ 4  การเตรียมอารัมภบทหรือบทนำ มีหลักในการปฏิบัติดังนี้

            1. การใช้ คำนำ เพื่อเรียกร้องให้เกิดความสนใจมีความสำคัญมากที่สุด การเรียกร้องให้เกิดความสนใจ อาจกระทำได้ โดยวิธีการต่างๆ ดังเช่น
                 1.1. เน้นถึงความสำคัญของเรื่องที่จะพูด
                 1.2. ใช้เรื่องหรือคำพูดที่คำขัน แต่อย่าใช้มากจนทำให้ผู้พูดเป็นตัวตลกจนเกินไป
                 1.3.  ยกอุทาหรณ์ที่ตรงกับเรื่องหรือไม่ออกนอกเรื่อง
                 1.4. เริ่มด้วยการยกข้อความหรือคำพูดที่ก่อให้เกิดความตื่นใจ ซึ้งใจ หรือไพเราะ
                         1.5. กล่าวถึงความรู้สึก ความเชื่อถือ ผลประโยชน์ หรือความเป็นอยู่ร่วมกัน ก่อให้เกิดความรู้สึกเป็นพวกเดียวกัน ไม่ใช่ศัตรูกัน
                         1.6. กล่าวนำด้วยการตั้งปัญหาที่เร้าใจ

                 1.7. ใช้คำพูดที่เร้าใจ หรือไพเราะน่าสนใจ
               1.8. กล่าวสรรเสริญยกย่องผู้ฟัง

          2. การทำให้เรื่องกระจ่างขึ้น
                  2.1. กล่าวถึงจุดใหญ่ ๆ ที่จะพูด
                 2.2. กล่าวถึงหัวข้อเรื่องที่สำคัญ
                 2.3. พรรณนาถึงเบื้องหลังหรือประวัติของเรื่องนั้น ๆ
             3. ข้อที่ไม่ควรกระทำ
                3.1. ออกตัวหรือขอโทษว่าเตรียมตัวมาไม่พอ หรือมีความรู้ไม่ดีพอ
                  3.2. พูดเยิ่นเย้อวกวนไปมา
                  3.3. พูดจาเป็นเชิงดุแคลนผู้ฟัง
                  3.4. พูดออกนอกเรื่อง

    บันไดขั้นที่ 5 การเตรียมบทสรุป ประกอบด้วยหลักการสำคัญ ๆ ดังนี้

            1. กล่าวถึงข้อใหญ่ใจความของเรื่องทั้งหมด
                 1.1. เรียงลำดับหัวข้อความคิดที่ได้กล่าวมาแล้ว
                 1.2. อธิบายทบทวน
             2. เร้าใจให้เกิดผลตามที่ต้องการ
                  2.1. ใช้เฉพาะการพูดที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อจูงใจผู้ฟังเท่านั้น
                  2.2. แสดงให้ชัดเจนว่าต้องการให้ผู้ฟังทำอะไร
                  2.3. จะต้องชักจูงทั้งอารมณ์และเชาวน์ปัญญาของผู้ฟัง
          3. ข้อที่ควรหลีกเลี่ยงในการสรุป
                  3.1. ขอโทษว่าเตรียมตัวมาไม่พอ หรือมีความรู้ไม่ดีพอ
                  3.2. สรุปสั้นเกินไป หรือเยิ่นเย้อเกินไป
                  3.3. เสนอความคิดใหม่ที่สำคัญขึ้นมา
                  3.4. พูดออกนอกเรื่อง
                  3.5.  ทำให้ผู้ฟังขาดความสนใจ

     บันไดขั้นที่ 6 การซักซ้อมการพูด  มีความสำคัญมาก เพราะทำให้ผู้พูดจำเนื้อหาที่จะพูดได้ ไม่ประหม่า และมีท่าทางเป็นธรรมชาติมากยิ่งขึ้น ในขั้นนี้ผู้พูดต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

             1. ซ้อมที่ไหน
            2.  ซ้อมเมื่อไร
            3.  ซ้อมอย่างไร แบ่งออกเป็น
                   3.1. กำหนดการพูด น้ำเสียง และท่าทาง
                  3.2. ปรับปรุงถ้อยคำให้สละสลวย

     บันไดขั้นที่ 7  การแสดงการพูด เพื่อให้ผู้รับฟังเข้าใจ รับทราบข้อมูลโดยชัดเจน ดังนี้.
               1. อธิบายและชี้แจงประเด็นต่าง ๆ ได้ชัดเจนและเป็นระบบ
               2. มีการยกตัวอย่างและประสบการณ์ที่บรรลุผลสำเร็จ (Best Practice) ให้เกิดภาพและความเข้าใจที่ตรงกัน
               3. ตอบคำถามของผู้ฟังในแง่มุมต่าง ๆ ได้ตรงประเด็น
               4. โน้มน้าวให้ผู้ฟังแลกเปลี่ยนประสบการณ์และแสดงความคิดเห็น
               5. ยกย่องชมเชยผู้เข้าอบรม หากมีการนำเสนอประเด็นมุมมองต่าง ๆ หรือมีส่วนร่วม
ในการอบรม
               6. ปรับเปลี่ยนระดับน้ำเสียง และวิธีการพูดตามลักษณะพฤติกรรมที่แสดงออกของผู้ฟัง
               7. สรุปประเด็นและสาระสำคัญต่าง ๆ ของเรื่องที่พูดได้อย่างชัดเจน
               8. สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง   วิทยากรนั้น การมีความเป็นมิตร แก่ผู้ฟังนั้น ถือเป็น เสน่ห์อย่างหนึ่งของการเป็นวิทยากร ความเป็นกันเองกับผู้เข้ารับการอบรม  และบุคคลต่าง ๆ ที่มาติดต่อด้วย  แต่สิ่งที่วิทยากรไม่ควรพูด หรือควรหลีกเลี่ยง คือ
               1. การพูดภูมิหลังของผู้ฟัง
               2. เปรียบเทียบตนเองกับผู้ฟัง หรือบุคคลใกล้เคียง
               3. พูดคำกำกวม หรือทับศัพท์ ทำให้ตีความหมายเป็นสองใน
               4. ยกภูมิหลังผู้ฟังเป็นตัวอย่าง
               5. พูดนำเสียงที่แข็งกระด้าง  ไม่อ่อนน้อม ไม่นุ่มนวล
          สรุป  การพูดที่ดีและมีประสิทธิภาพนั้นมิ ใช่ว่าผู้พูดอยากจะพูดอะไรก็ได้ การจะเป็นผู้พูดที่ดีต้องมีการศึกษา    และฝึกฝนวิธีการพูดที่ถูกต้อง   ซึ่งวิธีการพูดที่ถูกต้องนั้นก็มีหลักเกณฑ์

ที่กำหนดไว้เพื่อให้ผู้พูดสามารถจะนำไปศึกษาและฝึกฝนได้ ดังนั้นจึงถือว่าการพูดเป็นทั้งศาสตร์ และ ศิลป์ เพราะต้องอาศัยการฝึกฝน โดยใช้เทคนิควิธีการที่จำเป็น ต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีหรือพลิกแพลงในด้านต่างๆ ให้เหมาะแก่ผู้พูดแต่ละคน เพื่อให้การพูดของเขาในแต่ละครั้ง

เรื่องที่  5  การพูดในสถานการณ์ต่างๆ  โดยเฉพาะในการเป็นวิทยากร

             การพูดมีความสำคัญ และมีอิทธิพลในชีวิตประจำวัน และการประกอบกิจการงาน   การพูดเป็นพฤติกรรมการสื่อความหมายที่มีระดับตั้งแต่พูดได้ พูดเป็น เพราะฉะนั้นการพูดเป็นทั้งศาสตร์ และศิลป์การพูดนั้นอาจจะขึ้นกับเหตุการณ์ หรือสถานการณ์ในขณะนั้น ๆ  ก็ได้  เช่น   การพูดเพื่อแจ้งให้ทราบ  การพูด เพื่อโน้มน้าวจิตใจ  การพูดเพื่อจรรโลงใจ  และการพูดเพื่อคนหาคำตอบข้อเท็จจริง

            ดร.สวัสดิ์ บรรเทิงสุข ได้กล่าวถึงวิธีการฝึกฝนการพูดไว้อย่างละเอียดว่าสมารถกระทำได้
 2  วิธีคือ
          1. การฝึกพูดแบบไม่เป็นทางการ
                2. การฝึกพูดแบบเป็นทางการ
    วิธีที่ 1  การฝึกพูดแบบไม่เป็นทางการ

                  การฝึกพูดแบบไม่เป็นทางการ หมายถึง การฝึกพูดที่มิได้จัดเป็นรูปแบบที่แน่นอน ซึ่งได้แก่ การฝึกพูดด้วยตนเอง การฝึกพุดเช่นนี้ ผู้พูดต้องอาศัย ความอดทนอย่างยอดเยี่ยมประกอบกับความตั้งใจจริงเป็นพลังอันสำคัญ ข้อแนะนำสำหรับการฝึกพูด แบบไม่เป็นทางการ หรือการฝึกพูดด้วยตนเองนั้น มีลำดับขั้นในการปฏิบัติดังนี้
            1. จงเป็นนักอ่านที่ดี  โดยการอ่านตำราและข้อแนะนำการพูดให้มากที่สุดเท่าที่สามารถจะทำได้
             2. จงเป็นนักฟังที่ดี  โดยการติดตามฟังการพูดในทุกโอกาสให้มากที่สุดเท่าที่สามารถจะทำได้ ทั้งการพูดของนักพูดที่มีชื่อเสียงและนักพูดทั่ว ๆ ไปแล้วพยายามวิเคราะห์ว่าสิ่งใดที่ผู้พูดทำได้เหมาะสมหรือสิ่งใดไม่ควรทำ
            3. จงใช้เครื่องบันทึกเสียงให้เป็นประโยชน์  โดยการบันทึกการพูดที่ดีเอาไว้ แล้วเปิดฟังให้บ่อยที่สุดจนจำได้ขึ้นใจว่าตอนใดเป็นตอนที่ดีที่สุด ตอนใดเด่น ตอนใดด้อย เพราะเหตุใด

            4. จงบันทึกเสียงพูดของท่าน โดยการบันทึกทั้งการพูดในที่ชุมนุมชน และการพูดคนเดียว แล้วเปิดฟังบ่อย ๆ   ให้ขึ้นใจว่าตอนใดว่าด้อย ตอนใดเด่น เพราะเหตุใด    โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องเดียวกัน จงบันทึกและฟังเสียงของท่านเองหลาย ๆ ครั้ง เพื่อที่จะได้พยายามแก้ไขข้อบกพร่องให้ได้
            5. จงพยายามหาโอกาสฝึกพูดต่อหน้ากระจกเงา โดยการพูดแลฝึกฝนการใช้ท่าทางประกอบโดยไม่กระดากอายหรือเคอะเขิน เพราะวิธีนี้จะเป็นวิธีที่ได้ผลมากที่สุดวิธีหนึ่ง

           6. จงเริ่มฝึกหัดด้วยความมุ่งมั่นจากง่ายไปหายากเป็นลำดับ ดังนี้    
                   1. การพูดให้คำจำกัดความสิ่งที่เป็นรูปธรรม
                   2. การพูดอธิบายคำพังเพยหรือภาษิต
                   3. การพูดเพื่อให้คำจำกัดความสิ่งที่เป็นนามธรรม
                   4. การพูดเพื่อให้เหตุผลสนับสนุน
                   5. การพูดเพื่อให้เหตุผลคัดค้าน
                   6. การพูดในเชิงอภิปรายหรือวิจารณ์

          7. จงฝึกเขียนประกอบการฝึกพูด   โดยการร่างประกอบให้ครอบคลุมสิ่งที่พูดไว้ทั้งหมดแล้วอ่านซ้ำหลาย ๆ เที่ยว หลังจากนั้นจงฝึกพูดจากบันทึก จนกระทั่งพูดโดยไม่มีบันทึกหรือใช้บันทึกแต่น้อย
          8. จงอย่าละเลยเมื่อมีโอกาสที่จะได้พูดจริง ๆ ต่อหน้าผู้ฟัง  โดยการเตรียมตัวให้มากจนเกิดความมั่นใจ บางตอนที่สำคัญท่านจะต้องท่องจำให้ได้    โดยเฉพาะการขึ้นต้น และการจบจะต้องท่องจำเอาไว้ให้ได้
          9. จงเป็นตัวของตัวเอง โดยไม่ลอกเลียนแบบอย่างใด ๆ ไปทั้งหมด จงนึกอยู่เสมอว่าท่านมิได้กำลังพูดแทนใคร แลไม่มีใครพูดแทนท่านได้ ท่านล้มเหลวในแบบของท่านเองดีกว่าท่านชนะในแบบของผู้อื่น

     วิธีที่ 2 การฝึกพูดแบบเป็นทางการ

            การฝึกพูดแบบเป็นทางการ หมายถึง การฝึกพูดที่มีรูปแบบที่แน่นอน มีบทฝึก มีขั้นตอนโดยเฉพาะ ในที่นี้ขอยกตัวอย่าง การฝึกพูดแบบ เป็นทางการที่ปฏิบัติกันอยู่ในสโมสรฝึกพูดต่างๆ โดยสรุปเป็นหัวข้อได้ดังต่อไปนี้
             1. โครงสร้างของสโมสรฝึกพูด

             2. ขั้นตอนการฝึกพูด
             3. การดำเนินรายการฝึกพูด

   ซิเซโร (Cicero) นักพูดผู้โด่งดังชาวโรมัน เมื่อ 106 - 63 ปีก่อนคริสตกาล    ได้กล่าวเกี่ยวกับ ความจำของมนุษย์ไว้ว่า   ความจำ คือคลังและยามเฝ้าสรรพสิ่ง หมายถึง ความจำเป็น แหล่งสะสมความรู้ และประสบการณ์ต่างๆ  ของมนุษย์   ในเรื่องของการฝึกความจำนั้น   แฮร์รี่ โลเรน กล่าวไว้ตอนหนึ่งว่า เทคนิคการช่วยความจำมีบทบาทสำคัญ และเป็นเรื่อง  ที่มีมานานแล้ว ไม่ใช่เรื่องใหม่เลย คำว่า  " นีมอนิค " (Mmemornic)   แปลว่า เทคนิคการช่วยความจำนั้น มาจาก คำว่า     "นีมอน " (Mnemosyne) ซึ่งเป็นชื่อเทพธิดาองค์หนึ่งของชาวกรีกโบราณ ได้ชื่อว่าเป็นเทพธิดาแห่งความจำ นั่นก็แสดงว่า เทคนิคการช่วยจำมีมานานแล้ว ตั้งแต่อารยธรรมกรีกยุคต้น ๆ เป็นเรื่องที่แปลกคือ  ระบบการจดจำที่สามารถฝึกฝนได้ ยังมีคนจำนวนมากที่ยังไม่รู้และนำมาใช้กัน คนที่รู้จักนำมาใช้ ไม่เพียงแต่จะแปลกใจ ที่ตนมีความสามารถในการจดจำดี แต่ยังแปลกซ้ำไปอีกที่ได้รับแต่คำชมเชย ยกย่องจากเพื่อนฝูง และสมาชิกของครอบครัว บางคนเห็นว่าเทคนิคการจำเหล่านี้มีค่าเกินกว่า จะไปถ่ายทอดให้คนอื่น
               การเป็นวิทยากรส่วนใหญ่แล้วจะเป็นการพูดโน้มน้าวจิตใจ เพื่อให้ผู้ฟังเชื่อถือ หรือมีความเห็นคล้อยตาม จนถึงขั้นการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมได้ ในชีวิตประจำวันที่เห็น คือ การพูดโฆษณา   การพูดขอร้องวิงวอน    ถึงแม้ว่าการพูดโน้มน้าวจิตใจจะมีลักษณะการพูดมากมายหลากหลาย     ตามจุดหมายเฉพาะ  แต่จุดมุ่งหมายหลัก คือ ให้ผู้ฟังเกิดความเชื่อถือ คล้อยตามสนใจ  ต้องการ     และเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม ความคิด ไปตามที่จุดหมายผู้พูดเทคนิคการพูดโน้มน้าว คือ
            1. ใช้น้ำเสียงและคำพูดที่หนักแน่นในการชี้แจงและอธิบายประเด็นต่างๆ  
             2. ปรับเปลี่ยนเทคนิคและแนวทางในการโน้มน้าวชักจูงผู้ฟังได้อย่างเหมาะสมกับสถานการณ์ต่างๆ
            3. กระตุ้นจูงใจให้ผู้ฟังมีความรู้สึกร่วมกันในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ
ที่เกิดขึ้น
            4. ยกตัวอย่างจากประสบการณ์และเหตุการณ์ต่างๆ เพื่อให้ผู้ฟังมีความรู้สึก และอารมณ์ที่คล้อยตาม
            5. กล้ายืนยันในผลดีที่จะเกิดขึ้นต่อกลุ่มผู้ฟัง ถ้าหากทุกคนให้ความร่วมมือและปฏิบัติตามอย่างจริงจังและต่อเนื่อง

 แนวทางการพูดโน้มน้าวจิตใจของวิทยากร  มอนโร อธิบายว่า ดารโน้มน้าวจิตใจควรใช้วิธี  5 ขั้นตอน ตามลำดับ คือ
              1. สร้างความสนใน เช่น การชี้แจง การบอก การบรรยายข้อมูลต่างๆ  ที่น่าสนใจ และประทับใจ
              2. สร้างความต้องการ  ทำให้ยอมรับ เชื่อถือ มีความสำคัญ
              3. ตอบสนองคำต้องการ ให้ผู้ฟังมีความพึงพอใจด้วยการชี้แนะ เสนอแนวทางเลือกที่ดี
              4. สร้างภาพให้นึกถึงผลที่เกิดขึ้น  ให้เห็นผลที่จะเกิดขึ้น เมื่อผู้ฟังเชื่อถือ
              5. ลงมือปฏิบัติ  ขั้นตอนกระตุ้น หรือเรียกร้องให้กระทำตาม หรือลงมือปฏิบัติ

สรุป     การพูดตามสถานการณ์จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่วิทยากรต้องมีความรู้ และสามารถแก้ไขสถานการณ์ได้ตลอดเวลา เช่น การพูดแบบไม่เป็นทางการเป็นการพูดที่มิได้จัดเป็นรูปแบบที่แน่นอน ผู้พูดต้องอาศัย ความอดทนอย่างยอดเยี่ยมประกอบกับความตั้งใจจริงส่วนการพูดแบบเป็นทางการนั้น เป็นการเตรียมการ เป็นขั้นตอน